Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses serta mekanisme kerja atau prosedur dalam sistem manajemen pemerintahan, maka perlu dilaksanakan dan dikembangkan sistem pemerintahan elektronik (e-Government) yang tepat dan menyeluruh. Salah satu upaya ke arah tersebut, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi bekerja sama dengan Kementerian Komunikasi dan Informatika telah mengembangkan sistem administrasi perkantoran secara elektronik yang terintegrasi.
Kadiskominfo Kota Malang, Dra. Tri Widyani P., M.Si saat membacakan sambutan Wali Kota Malang, Rabu (25/06)
Aplikasi ini disebut dengan siMAYA yaitu sistem administrasi perkantoran maya yang merupakan aplikasi e-office yang telah disempurnakan dari aplikasi e-office sebelumnya yang disusun mengacu pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di Lingkungan Instansi Pemerintah. siMAYA merupakan proses kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara elektronik dengan mengakses internet. Untuk kota Malang melalui alamat http://simaya.malangkota.go.id.
Adapun manfaat siMAYA yaitu antara lain mempercepat proses pengambilan keputusan maupun pemberian pelayanan publik tanpa harus berada di kantor karena siMAYA dapat diakses dimana saja walaupun pimpinan tidak ada di tempat dan tanpa memberikan disposisi kepada pejabat yang ditunjuk karena semua pejabat diberikan akun siMAYA.
Demikian yang disampaikan oleh Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Malang, Dra. Tri Widyani P., M.Si saat menyampaikan sambutan Wali Kota Malang, H. Moch. Anton dalam acara Sosialisasi dan Pelatihan Aplikasi Intranet siMAYA di Hotel Atria Malang, Rabu (25/06). Acara yang diselenggarakan oleh Diskominfo Kota Malang ini diikuti oleh semua perwakilan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang ada di lingkungan kerja Pemkot Malang.
Manfaat siMAYa yang kedua yaitu untuk meningkatkan efektifitas kerja, terutama menyangkut pendistribusian serta menghindari tercecer atau hilangnya surat. Dimana dengan pemanfaatan sistem ini, pengiriman dan pengecekan sudah sampai sejauh mana proses surat tersebut dapat dilakukan setiap saat tanpa harus mendatangi langsung instansi yang menjadi tujuan pengiriman surat. Sehingga dapat mengefisiensi waktu, tenaga, dan biaya.
“Hal penting lainnya dari penerapan sistem ini adalah bisa ramah lingkungan dan mencapai apa yang disebut dengan Go Green Office, karena bisa mengurangi pemanfaatan kertas serta mengurangi tumpukan-tumpukan arsip yang sudah tidak dimanfaatkan. Dalam rangka penguatan atas sistem siMAYA, MenPANRB mengeluarkan Surat Edaran Nomor 5 Tahun 2013 Tentang Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah,” beber Yani.
Dalam aturan tersebut menyebutkan bahwa setiap instansi pemerintah akan mendapatkan aplikasi siMAYA tanpa dipungut biaya dan harus menunjuk unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi TIK (Teknologo Informasi dan Komunikasi) dan atau kesekretariatan sebagai pengelola teknis dan administratif terkait dengan instansinya.
Di tingkat nasional, pengelolaan siMAYA dikoordinasikan oleh kementerian yang membidangi komunikasi dan informatika. “Untuk menggunakan layanan siMAYA, setiap PNS (pegawai negeri sipil) harus memiliki akun sesuai dengan struktur organisasi. Akun ini dikelola oleh instansi pemerintah yaitu Diskominfo Kota Malang. Operasionalisasi siMAYA sendiri menggunakan sistem keamanan informasi yang terjamin, sehingga keamanan transaksi data pengguna serta instansi pemerintah senantiasa terlindungi,” imbuhnya.
Diharapkan pada akhir tahun 2014 seluruh instansi pemerintah telah menerapkan aplikasi siMAYA sebagai sistem administrasi perkantoran maya terintegrasi yang akan dilakukan evaluasi setiap tahunnya. “Berdasarkan pada arti penting dari siMAYA ini, maka diperlukan kesamaan pemahaman, keserempakan tindak, dan keterpaduan langkah dari seluruh SKPD di lingkungan Pemkot Malang,” jelas Yani.
“Untuk itu, sosialisasi dan pelatihan ini diharapkan dapat memberikan wawasan baru kepada para peserta terkait dengan siMAYA. Sehingga setelah kegiatan ini selesai hendaknya dapat diaplikasikan secara nyata dalam tugas sehari-hari di lingkungan SKPD masing-masing,” pungkas Yani. (say/yof)